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Apr
13

El servicio bibliotecario y los nuevos SIGB

En GreenData solemos decir que somos una empresa orientada al servicio. Es más, muchas empresas del mundo del software también lo dicen porque saben, igual que sabemos nosotros, que un producto, por muy bueno que sea, no es suficiente sin un servicio de calidad basado en el cuidado del cliente y en la excelencia.

Esta máxima tan utilizada en el mundo empresarial puede aplicarse también a las bibliotecas, pues al fin y al cabo, son instituciones cuya finalidad es dar servicio a sus usuarios. Las bibliotecas universitarias dan servicio a los profesores, a los investigadores y a los estudiantes, las bibliotecas públicas dan servicio al conjunto de la sociedad, etc.

La tendencia estos últimos años en las bibliotecas ha sido dedicar buena parte de los recursos y esfuerzos a crear grandes colecciones de libros y revistas, y en disponer de infraestructuras de todo tipo. En muchas ocasiones, sin embargo, se ha demostrado que el uso no ha compensado la inversión realizada, quizá porque el aumento de las colecciones no ha ido acompañado de una mejora proporcional en el servicio.

Hemos visto como la gestión de los servicios y las colecciones de las bibliotecas se ha convertido en una tarea cada vez más compleja. A los materiales impresos le hemos sumado las suscripciones a recursos electrónicos y los objetos digitales. Los procesos se han complicado y diversificado, ya que no es lo mismo catalogar un libro en papel que catalogar un objeto digital, ni es igual el proceso de adquisición de un DVD que el proceso de suscripción a una base de datos, por citar algunos ejemplos. Por si esto no fuera poco, los bibliotecarios de hoy en día tienen que mantenerse al corriente en el sector que cambia más rápida y drásticamente, las tecnologías de la información. Y tienen que afrontar los recortes presupuestarios que están sufriendo las bibliotecas de todo el mundo, especialmente las españolas, debido a la crisis económica y a la decreciente importancia que la sociedad confiere a las bibliotecas.

Estas dificultades han provocado que los bibliotecarios dediquen más tiempo a tareas técnicas, como la catalogación de documentos o la gestión de los sistemas, que a dar servicio a los usuarios de forma directa. Mi opinión es que hay que encontrar formas más eficientes de realizar las tareas técnicas, ya que los recursos son cada vez menores y la exigencia mayor.

Está claro que estamos en un momento de cambio. El modelo que se ha empleado estos últimos años tiene que cambiar. Y para hacerlo, por suerte, llegan los nuevos sistemas integrales de gestión de bibliotecas, los Alma, Sierra, WorldShare y demás.

Estos nuevos sistemas deben estar basados en el cloud computing y en la web, deben permitir a los bibliotecarios gestionar los servicios de la biblioteca de una forma centralizada, y deben replantear los flujos de trabajo para que los bibliotecarios tengan que dedicar menos tiempo a los procesos técnicos.

The Next-Generation Library Services Framework 

Alma es el SIGB de nueva generación de Ex Libris, compañía líder en el sector, con más de 150 especialistas trabajando directamente en I+D. Es un sistema creado desde cero para resolver las necesidades actuales de las bibliotecas, en modelo SaaS (software as a service) y cloud computing. Las primeras bibliotecas están ya en fase de implementación.

Podéis encontrar más información en la web de Ex Libris o en nuestra web. No dejéis de leer el informe de este año de Marshall Breeding sobre el mercado de la automatización de bibliotecas, o el debate que organizó la revista Library Journal entorno a los cambios tecnológicos en las bibliotecas, con personalidades como Carl Grant (Ex Libris), Andrew Pace (OCLC) o Neil Block (Innovative Interfaces), entre otros.


Apr
11

Claves para escoger un SIGB de nueva generación

La visita de Marshall Breeding a España y la publicación del informe anual sobre el estado del mercado de la automatización de bibliotecas han generado mucho debate en la red. La nueva generación de SIGB es el tema del momento. No hemos querido ser menos y aquí dejamos apuntadas las características esenciales que bajo nuestro punto de vista todos los nuevos sistemas deben cumplir.

Cloud Computing

El sistema tiene que estar basado en el cloud computing. Los bibliotecarios deben poder trabajar sobre la plataforma sin necesidad de conocer la arquitectura técnica de la aplicación ni la estructura de la base de datos y sin preocuparse de las actualizaciones, las copias de seguridad y los problemas técnicos.

Cuando alguien entra en su correo de Gmail, por ejemplo, no se pregunta qué software de base de datos se está utilizando, ni cuántos servidores están alojando la aplicación, únicamente se preocupa de leer y contestar sus e-mails.

En las bibliotecas debe suceder lo mismo. Un sistema basado en el cloud computing debe permitir a los bibliotecarios centrarse únicamente en la gestión de la biblioteca. Al mismo tiempo, la biblioteca puede ahorrar costes derivados del mantenimiento de los servidores, como el hosting, el ancho de banda de la conexión a Internet, la electricidad, el almacenaje de las copias de seguridad o el aire acondicionado del data center, entre otros.

Arquitectura web

Los sistemas de la anterior generación estaban diseñados en base a una arquitectura cliente-servidor. Este tipo de desarrollos, en los que una parte de la aplicación está instalada en un servidor central y la otra en los ordenadores del personal técnico, está obsoleto.

Alma de Ex Libris

El sistema tiene que estar basado en las tecnologías web actuales. Debe permitir a los bibliotecarios trabajar directamente desde su navegador, sin necesidad de instalar otras aplicaciones y sin preocuparse de compatibilidades. Cambiar el puesto de trabajo, trabajar desde casa o incluso acceder al sistema desde un dispositivo móvil no debe ser un problema.

Gestión centralizada de los recursos

Las bibliotecas gestionan todo tipo de recursos: materiales impresos, recursos electrónicos, documentos digitales…

Cada uno de estos tipos tiene sus particularidades, pero los procesos de trabajo a veces son parecidos. Por ejemplo, todos los documentos tienen que catalogarse, sean de la tipología que sean.

Actualmente las bibliotecas tienen un sistema diferente para gestionar cada tipo de recurso: el SIGB para los materiales impresos y el catálogo, el repositorio para los documentos digitales producidos en la institución, los metabuscadores para buscar en los recursos electrónicos, los ERM para gestionar las suscripciones a bases de datos, etc.

Los sistemas de nueva generación deben permitir gestionar los recursos de forma centralizada. De esta forma, la biblioteca se ahorrará el coste de mantener varios sistemas, se reducirá el tiempo empleado en formación y los procesos serán en general mucho más eficientes, al realizarse siempre desde un mismo sitio.

Nuevos flujos de trabajo

Los flujos de trabajo o workflows que funcionaban hace unos años ya no funcionan igual en la actualidad. Todos los flujos de trabajo deben rediseñarse para reflejar la forma de trabajar actual en las bibliotecas.

El sistema debe permitir a los bibliotecarios personalizar el panel de trabajo añadiendo widgets, información, accesos directos y estadísticas. Debe contar con un buen sistema de gestión de tareas que permita asignar tareas técnicas en base a los perfiles de trabajo.

Los gráficos y las estadísticas deben aportar información útil para la toma de decisiones, al más puro estilo business intelligence.

Colaboración entre bibliotecas

Los presupuestos que manejan las bibliotecas son cada vez más reducidos. Este problema, provocado en gran parte por la crisis económica, obliga a una mayor colaboración.

El sistema de nueva generación debe incluir mecanismos que permitan a las bibliotecas intercambiar registros, enriquecer el catálogo con información de terceros y gestionar suscripciones de forma conjunta.

Es importante, sin embargo, que el sistema permita a las bibliotecas mantener la identidad y la autonomía; los registros y los datos que se presentan a los usuarios deben ser distintos en base a las necesidades de cada institución.

Integración con otros sistemas

Algunos sistemas de gestión de bibliotecas como Aleph pueden presumir de disponer de un amplio abanico de API’s y opciones para integrarse con otras aplicaciones.

Cuando esto es posible decimos que el sistema es abierto (no confundir con un sistema de código abierto). Las API’s permiten desarrollar aplicaciones que se comuniquen con el sistema y aprovechen los datos y las funciones.

Los nuevos sistemas deben seguir esta línea y deben disponer de API’s y mecanismos que permitan la integración con otras aplicaciones, como el campus virtual, la páginas web institucional, los proyectos europeos de digitalización, etc.

Discovery Tool

El objetivo final de todas las bibliotecas es dar servicio a los usuarios. Por este motivo, es tan importante el sistema de gestión como el OPAC que utilizarán los usuarios. El SIGB de nueva generación debe poder integrarse con cualquier discovery tool del mercado.

La discovery tool que escoja la biblioteca debe poder adaptarse para que los usuarios perciban el OPAC como una sección más del sitio web de la biblioteca. Debe poder responder a las necesidades particulares de la institución.

Para concluir esta entrada dejo un listado de palabras que definen lo que debería ser un sistema de gestión de bibliotecas de nueva generación: cloud computing, arquitectura web, adaptable, inteligente, abierto, orientado a la colaboración, sencillo, usable, moderno, gestión centralizada.

Alma es el nuevo sistema de gestión de bibliotecas de Ex Libris, empresa líder en el sector de las bibliotecas com más de 25 años de experiencia.

Cumple todos los requisitos y adjetivos listados en esta entrada y está siendo utilizado actualmente en bibliotecas de todo el mundo (Boston University, Boston College, University of Minnesota, Princeton University…). Podéis encontrar más información en la página web oficial de Ex Libris.


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